Jeden panel na cały miesiąc pracy biura.
Księgowa nie powinna szukać błędów faktura po fakturze.
Każdego miesiąca te same pytania wracają przy każdym kliencie. Czy NIP nabywcy się zgadza? Czy faktura ma numer KSeF? Czy kurs waluty jest z właściwego dnia? Czy przelew powyżej 15 000 zł poszedł na rachunek z białej listy? Czy w zakupach nie ma paliwa albo alkoholu do usunięcia?
Przy kilkudziesięciu firmach to godziny klikania, a błąd wychodzi dopiero przy JPK albo kontroli. System robi tę część pracy sam i zostawia księgowej decyzje, nie szukanie.
Siedem modułów, jeden panel.
Weryfikacja faktur
Każda faktura sprzedaży i zakupu przechodzi przez 46 reguł: NIP i biała lista VAT, numer KSeF, stawki VAT, sumy, kurs NBP, MPP, terminy wystawienia, numeracja, duplikaty, rachunek bankowy. Wynik: Błędy, Do sprawdzenia, Uwagi, z podstawą prawną przy każdej.
Zestawienia
10 gotowych list z eksportem CSV: korekty z różnicą kwot, paliwo i alkohol do usunięcia, faktury do paragonu, bez NIP, sprzedaż za gotówkę do porównania z kasą fiskalną, luki w numeracji, zaliczki, VAT 23%, faktury powyżej 15 000 zł, różne daty KSeF i wystawienia.
Miesiąc
Terminy ZUS, PIT/CIT i JPK_V7 każdego klienta z przesunięciem na dzień roboczy, szacunek VAT do zapłaty i gotowa wiadomość dla klienta z kwotami i rachunkami.
Bank
Wgrywasz wyciąg MT940 albo CSV. System łączy przelewy z fakturami, pokazuje nierozliczone faktury i alarmuje „Złóż ZAW-NR”, gdy przelew od 15 000 zł poszedł na rachunek spoza białej listy.
Kontrahenci
Lista nabywców i dostawców każdego klienta ze statusem VAT i zgodnością nazwy z rejestrem.
Firmy
Karta każdego klienta: ile faktur, błędów i uwag oraz czy w tym miesiącu wgrał komplet dokumentów.
Wiedza i ustawy
Wyszukiwarka 9 ustaw (VAT, Ordynacja, PIT, CIT i inne) działająca na serwerze biura, z przyciskiem „Kopiuj podstawę” i ostrzeżeniem, gdy w Dzienniku Ustaw pojawi się zmiana.
System tylko czyta dokumenty. Niczego nie zmienia w programie księgowym, więc ostatnie słowo zawsze ma księgowa.
Pracuje na tym, co już masz.
- XML z KSeF: pojedyncze pliki albo ZIP z całym miesiącem. Pełne dane: pozycje, stawki, MPP, rachunek, forma płatności.
- PDF: faktury z programów do fakturowania i wydruki z KSeF, także zabezpieczone przed edycją i cały miesiąc w jednym pliku. Skanów i zdjęć nie odczytuje.
- CSV: eksport rejestru z Excela albo programu księgowego, z gotowym szablonem.
- Program księgowy przez API: codzienne pobieranie nowych faktur wszystkich klientów. Pierwsza integracja, z Symfonia eBiuro, jest w trakcie wdrożenia.
Zbudowane z księgowymi, nie zza biurka.
Dla biura rachunkowego postawiłem panel pod własną domeną biura, w jego barwach i z jego logo. Księgowe logują się hasłem i kodem z aplikacji w telefonie. Codziennie widzą raport faktur klientów i gotowe zestawienia na koniec miesiąca.
Najważniejsze było to, czego nie da się wymyślić bez praktyki. Uwagi księgowych od razu trafiały do systemu:
- rachunek zagraniczny (np. Revolut, Wise) nie jest już zgłaszany jako błędny przy każdej fakturze,
- osobna lista sprzedaży za gotówkę dla osób bez NIP, do porównania z kasą fiskalną,
- odczyt PDF-ów zabezpieczonych przez programy księgowe i całych miesięcy w jednym pliku,
- korekty z wyliczeniem, o ile zmieniają netto, VAT i brutto.
Dane klientów zostają u Ciebie.
- Panel działa na Twoim serwerze i Twojej domenie, przez HTTPS.
- Dostęp tylko z logowaniem dwuetapowym (hasło i kod z Google albo Microsoft Authenticator).
- Osobna rola „Księgowa”: widzi raporty, nie widzi ustawień ani kluczy.
- Klucz API programu księgowego jest w konfiguracji serwera, nie w bazie i nie w formularzu.
- Wgrane pliki faktur są usuwane zaraz po odczycie. Zostają tylko wyniki sprawdzenia.
- Wyszukiwarka ustaw działa lokalnie: pytania księgowych nie trafiają do żadnej zewnętrznej usługi.
- Na zewnątrz wychodzą tylko zapytania o NIP i rachunek do publicznej białej listy Ministerstwa Finansów, kursy walut z NBP i sprawdzenie zmian w ustawach w API Sejmu.
Od rozmowy do pierwszego raportu.
1 · Rozmowa
30 minut, bezpłatnie. Pokazujesz, jak pracuje biuro: program księgowy, liczba klientów, na czym tracicie najwięcej czasu.
2 · Pokaz na Twoich fakturach
Wgrywam próbkę faktur w trybie próbnym i oceniasz wyniki, zanim cokolwiek zamówisz.
3 · Wdrożenie
Panel na Twojej domenie, w barwach biura, konta księgowych z logowaniem dwuetapowym, import plików albo połączenie z programem księgowym.
4 · Dopasowanie
Pierwszy miesiąc pracy na żywo. Uwagi księgowych zamieniam w nowe reguły i zestawienia.
5 · Opieka
Aktualizacje przepisów (stawki, progi, terminy KSeF), poprawki i nowe funkcje.
Płacisz, gdy zobaczysz wyniki.
Pokaz
Sprawdzenie próbki Twoich faktur i omówienie wyników.
bezpłatnieWdrożenie
Panel w barwach biura, konta i logowanie dwuetapowe, import plików albo połączenie z programem księgowym, miesiąc dopasowania.
wycena po pokazieOpieka
Aktualizacje przepisów, poprawki i wsparcie.
abonament miesięczny, zależnie od liczby obsługiwanych firmFunkcje na zamówienie
Nowe reguły, zestawienia, wysyłka maili do klientów, integracja z innym programem.
wycena indywidualnaCeny netto. Wycenę wdrożenia i abonamentu dostajesz po pokazie, gdy wiem, ilu klientów obsługuje biuro i z jakiego programu korzysta.
Najczęstsze pytania.
Czy system zastępuje księgową?
Nie. Pokazuje, które faktury wymagają uwagi i dlaczego. Decyzję podejmuje księgowa, a system niczego nie zmienia w programie księgowym.
Pracujemy w innym programie niż eBiuro. Zadziała?
Tak, przez import XML z KSeF, PDF albo CSV. Integrację z API innego programu wyceniam osobno.
Skąd system wie, co jest błędem?
Każda reguła ma podstawę prawną (artykuł ustawy). Progi i terminy, np. 15 000 zł dla MPP czy daty KSeF, są w tabeli przepisów, którą aktualizuję przy zmianach. Gdy pole jest odczytane niepewnie, faktura trafia do „Do sprawdzenia”, a nie do błędów.
Czy można dodać własne sprawdzenia?
Tak. Tak powstała część obecnych reguł: księgowa mówi, czego szuka ręcznie, a ja dodaję to do panelu.
Czy działa na telefonie?
Tak, panel działa na telefonie i w trybie ciemnym.
Sprawdźmy Twoje faktury.
Prześlij kilka faktur z jednego miesiąca (najlepiej ZIP z KSeF). Pokażę, co system w nich znajduje, zanim zdecydujesz.
Zróbmy coś, co robi wow.
Opisz projekt w dwóch zdaniach albo zadzwoń. Odezwę się z pierwszymi pomysłami i wyceną.